מכירים את השאלה הפילוסופית – אם עץ נופל ביער בלי שאף אחד היה עד לכך –האם הוא באמת נפל? – ואם מישהו שילם ואין קבלות – האם הוא באמת שילם?בעולם שדורש הוכחות, קבלות הן מצרך חיוני בכל עסקה.לא סתם שגורים בפינוביטויים כמו – משוגע עם קבלות. ברגע שיש לך קבלות, זוהי ההוכחה שלך. הןישמשו אותך אם תצטרך להתגונן, להוכיח או להצהיר על מעשיך. הנפקת קבלות בעתקבלת תשלום הוא חובה עבור הנהלת חשבונות תקינה, לשני הצדדים המעורבים בעסקה.

קבלות הן בעצם פיסות נייר המעידות על כך שעסקה מסוימת הסתיימה. הלקוחקיבל את השירות שביקש, הספק קיבל את התשלום על כך, ובהוצאת קבלות על סיוםהעסקה שני הצדדים מצהירים שאין להם יותר תביעות אחד מהשני.עם כל קבלת תשלוםחובה להוציא קבלות באופן מיידי, והיא צריכה לכלול כמה שיותר פרטים עלהעסקה שהתבצעה – הסכום, אופן התשלום, תאריך קבלת התשלום וכמובן כל פרטיהעסק. אי הנפקת קבלות בעת תשלום עלולה לסבך את בעל העסק בצורה רצינית מאודעם אנשי מס ההכנסה.

ראשית, כאמור, אתם צריכים קבלות כדי לשמור על שקיפות ותקינות מול רשויותהמס, שאי סדרים מכל סוג שהוא מולם עלולים להיחשב כניסיון הונאה – אתם לארוצים להגיע למצב הזה. שנית, אם פתאום מגיע לקוח וטוען שנעשתה טעות, שחויבעל סכום לא נכון וכדומה, קבלות המתעדות את העסקה יכול להבהיר את המצב.הדרךהפשוטה ביותר להנפיק קבלות היא לעבוד עם תוכנות ממוחשבות. תוכנות אלוחייבות לעמוד בתקנים של רשויות המס ואז העניין מאוד פשוט. כל עסקה נכנסתמיד למחשב, וכשהלקוח מעוניין לשלם הוא מקבל פירוט של בקשת התשלום. ברגעשהוא משלם לכם, הוא בעצם סוגר מולכם את העסקה והתוכנה מייצרת קבלות המעידותעל כך, ובאופן אוטומטי עומדת בכל דרישות החוק.

כמו שכבר אמרנו – קבלות הן ההוכחה שלך. לא מעט עסקאות דורשות תשלום עודלפני שמתקבל השירות עצמו. אם יש איזושהי בעיה באספקת השירות המבוקש, לך ישקבלות בתור ההוכחה ששילמת. הוכחה זו מעידה על כך שאת חלקך בעסקה אתה ביצעת,וספק השירות לא יכול לבוא אליך בטענות.קבלות יכולות גם לשמש, במקרים של אישביעות רצון מהשירות לאחר שנתקבל, כאמצעי לדרישת החזר. אם לא תוכל להוכיחשקיבלת את השירות המדובר מהספק המסוים, הוא ינסה להתחמק מהחזר. עם קבלותהמעידות על ביצוע העסקה, אין לו אפשרות כזאת.

בואו לא נגזים, לא מדובר על קבלות צבעוניות בתוספת פרחים ולבבות, אךבהחלט יש מקום לעצב קבלות בצורה שתתאים לעסק. שם העסק, הפרטים וגם הלוגו שלהעסק הם פרטים שכדאי שיופיעו על קבלות, זהו סטנדרט מקצועי מינימלי, וכלתכנת מחשב או בית דפוס יכולים לאפשר זאת בקלות.