אז סיכמת עם חברת בניית אתרים על מחיר וזמנים? זה לא מספיק, היום צריך לדייק ולדקדק בכל שאר המשתנים, בדומה לאתר בנייה, גם אתר אינטרנט זקוק לאפיון וחוזה בפני עצמו. כפי שאנחנו לא נותנים לקבלן בנייה יד חופשית לעשות כאוות רצונו, כך גם לא מול חברת בניית האתרים. אנו ניתן מספר המלצות על מה לעמוד בפני חתימת הסכם בניית אתר אינטרנט, מה חשוב ומה טפל, ובכך גם חברת בניית האתרים וגם הלקוחות יהיו מרוצים. יש להבין כי מסמך אפיון של בניית אתר הוא חוזה בפני עצמו, הוא כולל זמני פיתוח, מחירים, תיאור המודולים ומבנה האתר וכל שאר הנתונים החשובים לצדדים, על מנת שלא יהיו אי הבנות במהלך הפיתוח ולא יתגלו פערי מידע בין הצדדים יש לתת תשומת לב עיקרית.
1. זמני פיתוח לאתר – ובכן, לכל פרויקט מוגדרים זמני פיתוח, קל וחומר פרויקט אינטרנטי אשר הלקוח תמיד יהיה לחוץ בזמנים ורוצה לראות את האתר גמור על מנת שהוא יוכל להתחיל בפעולות השיווק והמכירה – תלוי באופי האתר כמובן. לכל אפיון חובה להיות זמני פיתוח, באיזה תאריך פיתוח האתר אמור להתחיל ובאיזה תאריך הפיתוח אמור להסתיים. יש לקחת בחשבון מרווחים, האם יקבעו פיצויים לאחר הדד ליין – אם בכלל, וכולי. ההמלצה שלנו היא מכוונת לשני הצדדים שכן הלקוח לא תמיד מבין שגם האינטרס של חברת בניית האתרים היא לסיים את הפרויקט.
2. תשלומים – תלוי מאוד בסה"כ התשלום, ככל שהאתר יותר גדול כך מספר התשלומים יותר גדול, ככל שהסיכון נופל יותר על חברת בניית האתרים, סכום המקדמה יותר גבוה. בעבר הסכמי בניית אתרים היו מנוקבים בדולרים, עם התחזקות והתייצבות השקל אל מול הדולר, רוב העסקים עברו למסחר בשקלים וחברות בניית האתרים בפרט.
3. פירוט המודולים במערכת הניהול - לכל אתר כיום יש מערכת ניהול אשר שולטת על תכני האתר, אם באופן רחב או מוגבל זה תלוי ברצון הלקוח. יש לעמוד על כך שמערכת הניהול והפירוט שלה יופיעו כחלק בלתי נפרד מהאפיון של האתר, הרי שזהו אכן חלק בלתי נפרד מהאתר, בלעדי מערכת הניהול, האתר יחדל מלהתקיים. לכן על כל מודול במערכת הניהול להיות מתואר באופן מתומצת, למשל, אם אנחנו רוצים מודול ארכיון קישורים, עלינו לוודא שיש מיון, אפשרויות מחיקה,שינוי סטאטוס, איך מעדכנים את הקישורים , איזה שדות נוכל לעדכן מלבד הקישור עצמו וכוליי. או אם מדובר בדפי תוכן וכתבות, על איזה עורך תוכן מדובר, מה ניתן לעשות בעזרתו ואילו כלים רוצים לאפשר. יש להבין כי אם בהסכם/אפיון אתר נקודות אלו לא יהיו רשומות , אזי הן לא יהיו קיימות במערכת הניהול של האתר.
4. פירוט המודולים באתר ומבנה האתר – בדומה למערכת הניהול, גם האתר עצמו צריך להיות מגובה באפיון, איך המודולים אמורים להיראות מצידו של האתר, איך האתר יהיה בנוי מבחינה היררכית.
5. הפן הגראפי – כל אתר אינטרנט מתחיל ונגמר בגרפיקה, לפני שמתחילים לבנות אתר אינטרנט, על הלקוח בדרך כלל לאשר את הסקיצות המובאות בפניו, כל עוד אין אישור, אזי חברת בניית האתרים אינה יכולה להתחיל בבניה (קשור באופן ישיר לסעיף 1 – זמני פיתוח אתר אינטרנט), תחילת הבנייה מותנית ישירות באישור הסקיצה.
6. טכנולוגיות – בעבר כתבנו מאמרים על טכנולוגיות בניית אתרים, חסרונות מול יתרונות וחשיבות ההבנה של הלקוח את הטכנולוגיות הללו, השיקולים העיקריים שעל הלקוח לקבל הם עלויות תחזוק ופיתוח עתידיים על שפת האתר הקיימת. – דבר שאיננו נמצא בחוזה והאפיון.
לסיכום, על הלקוח להיות עם האצבע על הדופק, האתר בשבילו ולמענו, אפיון לא נכון ולא מכוון לצרכי הלקוח יוביל לאי שביעות רצון, אפיון מסודר ומקיף, יוביל לכך ששני הצדדים יהיו מרוצים.