בזכות טכנולוגיות קטלוג מבוססות ברקוד ניתן היום לקטלג ביעילות ובמהירות כמויות אדירות של מידע, ולקבל פרספקטיבה שיווקית או מסחרית, עמוקה יותר לגבי העסק. מסופונים הם האמצעי היעיל ביותר ללכידה ופענוח של ברקודים בתנאי שטח או מחוץ למשרד. היתרון של המסופון על פני המחשב הנייד, או מחשב כף היד המשרדי הוא במחיר וכושר העמידות שלו בתנאי שטח.
לא בכדי, כמעט כל עסק שדורש עיבוד או איסוף נתונים בשטח מצייד את העובדים שלו במסופונים. מסופונים מאפשרים לעובד לשמור על קשר עם העסק גם מרוחק. העובד יכול לעדכן את המערכת כבר מהשטח, והעסק יכול להוסיף שינויים או עדכונים לדרישות שלו מהעובד בשטח בקלות וביעילות.
מסופונים בנויים לספוג נפילות, חול, רטיבות וטמפרטורות גבוהות ונמוכות במיוחד, ולהמשיך לתפקד ביעילות, להבדיל ממחשבים ניידים, שנבנו עבור עבודות מנהליות יותר. בכדי למנוע מהמסופונים להכביד על המתפעלים שלהם, גודלם של מסופונים אינו גדל בהרבה מגודלו של טלפון סלולארי, ורוב המסופונים יכולים להתאים בקלות לכל כיס.
היות ובימינו תוויות ברקוד הן סטנדרט בכל הנוגע לקיטלוג. כל מסופון מסוגל לקרוא תוויות ברקוד ולתרגמן מידית עבור המתפעל שלהם. כמו כן, מכיוון שמסופונים מיועדים לפעילות בשטח, חיי הסוללה שלהם ארוכים מאד. מסופון יכול לעבוד יום שלם מבלי צורך בטעינה.
מסופונים מכילים מיזוג של הרבה פונקציות שמאפשרות לעובד לפעול בשטח כאילו היה במשרד
עבור עובד השטח מסופון הוא המשרד הנייד. מאד קשה להשיג תוצאות אופטימאליות בעבודת שטח, בעיקר משום שהריחוק של העובד מהמשרד מוביל לנוקשות מסוימת כשזה נוגע לשינויים לא צפויים בתוכנית העבודה. מסופון יכול להפחית מהנוקשות הזו על ידי עדכונים שותפים בין המשרד לעובד בשדה.
ניתן לראות דוגמאות בולטות לכך בתחום שירות הלקוחות, טכנאות וההתקנה. חברות רבות משתמשות במסופונים בכדי להזרים מידע מהמשרד לעובד, תגובה בזמן אמת לבעיות והנפקת חשבוניות בשטח. דרך המסופון שלו, לעובד בשטח יש גישה למאגרי המידע של העסק בכל מקום שהוא נמצא. בזכות הגישה של העובד למאגרי החברה, שירות הלקוחות בשטח משמעותית טוב יותר משרות לקוחות ללא גישה לפרופילים של הלקוחות.
השימוש במסופונים בשטח מקטין גם את ההוצאות האדמיניסטרטיביות שנובעות מסקירת שטח בעזרת סקרים, והזנת מידע ידנית למערכות. כמו כן, הזמן שהיה מוקצע להזנת הנתונים האלה על ידי עובד נוסף, או על ידי אותו עובד, גם כן מקוצץ.
ניתן להשתמש במסופונים גם כטרמינלים ניידים לפעולה במתחם העסק. המסופון יכול לשמש כאמצעי תקשורת משודרג בין פועלים למנהלים שעובדים בקומפלקסים גדולים כמו מחסנים, ארכיבים או נמלים. בסביבת עבודה כזו היכולת של המסופון לקרוא ולתרגם ברקוד מתגלה כהכרחית להמשך עבודה. הגישה למאגרי המידע, שמתאפשרת בזכות המסופון, מאפשרת למתפעל שלו לעקוב אחר שינויים בזמן אמת בעסק, ולהתאים את עצמו אליהם במהירות.
יצרני המסופונים מבינים שלעסקים שונים יש צרכים שונים. לרוב המסופונים ניתן להתאים תוכנות ייעודיות לעסק, ולהסיר כאלה שאינן בשימוש.
למרות כל הפונקציות שמציע המסופון למשתמש שלו, השימוש בו אינו שונה בהרבה משימוש במחשב אישי. זמן הלמידה שיש להשקיע בהבנת עיקרי המסופון קצר למדי, ועובדים חדשים יכולים לרכוש את המיומנויות הדרושות לשימוש בו ללא מאמץ ניכר.
בהתחשב בכל מה שהוא מציע - מחירו של המסופון אינו יקר כלל, ומחזיר את עצמו במהרה. היום יותר ויותר עסקים שלא חשבו על מסופונים כפתרון לעבודת שטח בעבר, מתחילים להבין את היתרונות והפתרונות שהמסופון מציע עבורם בתחום שירות הלקוחות, זרימת המידע וקיצוץ העלויות במשרד.