אתה יודע שאתה צריך ללמוד את השיטה הזו:

o אם אתה משתמש בדוא"ל ובתיבות הדואר הקולי שלך כדי לאחסן דברים שאתה צריך לעשות

אבל אין לי זמן להתייחס עכשיו

o אם המוח שלך שוחה עם כל מיני רעיונות ודברים שאתה צריך לעשות

o אם המיקום של ערימות הנייר שלך על השולחן שלך קובע את זה

התוכן (הפינה השמאלית העליונה של השולחן אומרת משהו שונה

מהצד הימני העליון של השולחן. וכמובן, פריטים בזווית

לרוחב יש משמעות אחרת לגמרי.)

o אם אתה כל הזמן מחפש דברים. אתה מוצא את עצמך אומר

דברים כמו, "אני יודע שזה ממש כאן." (אגב, איש המקצוע הממוצע

מבלה 36 דקות ביום בחיפוש אחר דברים!)

חוסר החלטיות, מעצם טיבו, גורם לבלגן ויוצר היערמות. רב

של הערימות על שולחנך והקבצים בתיבת הדואר האלקטרוני שלך מייצגים דחויים

החלטות. המפתחות לניהול מידע מוצלח הם: (1) יש א

"בית" עבור כל קטגוריה של מידע, ו-(2) להחליט מיד היכן

כל פריט שייך ו (3) הנח אותו. זה לא אומר שאתה צריך לעשות את זה;

אתה רק צריך לשים את זה איפה שהוא שייך.

כדי לעזור ליישם את העקרונות הללו, אני מלמד את הלקוחות שלי מערכת שיש לי

פותחה בשם "מערכת 6-D". כל פיסת נייר, כל רעיון אצלך

ראש, כל אימייל, כל דואר קולי, כל פקס... אלה פשוט חלקים

מֵידָע תמלול לשעה.

יש רק 6 דברים שאתה יכול לעשות עם כל פיסת מידע:

1. לזרוק - להיפטר ממנו לצמיתות. שאל את עצמך את השאלות הקשות - עשה

באמת יש לך זמן לקרוא את זה? מה הכי גרוע שיכול לקרות אם

אתה זורק את הפריט? האם תוכל לקבל עותק נוסף במידת הצורך? אתה חייב להיות

חסר רחמים בשלב הזה! מחקרים הראו שאנו מתייחסים רק ל-20% מכלל

מידע שאנו מתעקשים לשמור. היום, השאלה היא לא, "האם אני יכול לזרוק

זה רחוק?" אבל "למה לי לשמור את זה?"

2. האצל - הפנה את הפריט למישהו אחר. תן לזה לצאת "מהדלת".

אותו אדם מיד. אנחנו לא יכולים "לנהל בעשייה" בעידן הדיגיטלי, אז

לתת כמה שיותר.

3. עשה--אם יש לך זמן להשלים, לסקור, לחתום או להשיב לפריט,

לעשות זאת מיד. ואז תחזיר אותו מהדלת אל המבקש.

שלב זה מיועד בדרך כלל לפריטי פעולה שידרשו רק שניים עד חמישה

דקות להשלמת. השקעת הזמן כעת תחסוך זמן בטווח הארוך

כי לא תבדוק את הפריט שוב ​​ושוב.

4. תאריך - עבור פריטים שאתה לא יכול לעבוד עליהם מיד, קבע מתי אתה צריך

ראה את הפריט שוב ​​והכנס למערכת האחסון המתוארכת המתאימה.

5. מגירה - קובץ פריטים שאינך יכול לזרוק, להאציל, ושאינם דורשים כל

פעולה.

6. הרתיע--עצור את המידע; לשמור שזה לא יגיע אליך בהתחלה

מקום. עצירת דוחות, מזכרים, מכתבים, פרוטוקולים, קטלוגים, מגזינים ועוד

דואר זבל שאינך צריך או שיש לך זמן לקרוא.

אם אתה חושב על האפשרויות האלה בכל פעם שאתה מסתכל על חתיכה חדשה של

מידע, היא תיצור מערכת אחת חלקה, ולא כמה

שיטות מפורקות לפריטים בודדים. המפתח הוא לשמור את ה"תיבות" שלך

לרוקן כל יום - עיתון, דואר אלקטרוני, תא קולי, והמוח שלך! בוא נעבור

המקבילות "6-D" המקבילות עבור כל קטגוריית מידע.

נייר 6-D מקבילים

1. לזרוק או למחזר

2. נתב אותו (מעטפה בין משרדית, תווית ניתוב) והנח ב-"OUT"

3. השלם והצב ב-"OUT"

4. קובץ Tickler (שלח לי מייל אם אתה לא יודע איך להגדיר) או פעולה

קובץ ("להיקרא" קובץ, "להעתיק" קובץ, "לקבל בפקס" קובץ, "מחשב

קובץ entry" וכו')

5. תייק אותו בקובץ פרויקט מתאים ליד אזור העבודה שלך או "להיות

filed" bin כדי להיכנס לקובץ עזר

6. הסר את עצמך מרשימות התפוצה

דוא"ל 6-D מקבילים

1. מחק אותו

2. העבר אותו

3. השב אם 3 דקות או פחות

4. העבר (או העתק, בהתאם לחבילת התוכנה שלך) ל-Tasks (Action

פריטים) או לוח שנה (פגישות ופגישות רגישות לזמן). או, הדפס ו

קובץ בקובץ tickler אם אתה מעדיף עותק קשיח. או העתק אימייל לאיש הקשר שלך

תוכנת ניהול ותזמן פעילות למעקב

5. גרור לתיקיה האישית המתאימה (רק אם לא נדרשת כל פעולה). אוֹ

שמור במסמך Word בכונן הקשיח.

6. בטל את המנוי מרשימות התפוצה ותגיד לחברים שלך להפסיק לשלוח לך

ה"בדיחה של היום" שלהם! או השתמש ב-OfficeAssistant כדי לסנן דוא"ל תמלול מסמכים.

קולי 6-D מקבילים

1. מחק אותו

2. העבר אותו

3. השב או התקשר בחזרה אם פחות מ-3 דקות (הכי טוב אם מערכת הדואר הקולי שלך

יש תכונת "תשובה" אוטומטית ששולחת הודעה ישירות לשל האדם

תא קולי)

4. כתוב הערה במתכנן שלך ביום שבו אתה צריך להגיב, או רשום א

רישום יומן ביומן הטלפון שלך, או כתוב את המידע על כרטיס אינדקס ו

קובץ בתיק הדגדוגים שלך; ואז למחוק אותו

5. תמלל את המידע (רק אם לא נדרשת כל פעולה) ולהגיש

פרויקט מתאים או קובץ עזר

6. צור קשר עם המתקשר והסר את עצמך מרשימות תפוצה קבוצתיות או

תן להם את האדם הנכון שמטפל בבקשה

פריטי פעולה/רעיונות 6-D מקבילים

1. רשימת מטלות יומית או לוח משימות אם היום, או רשימת משימות ראשונית (או ללא תאריך

משימה) אם יותר מ-30 יום בחוץ

2. כדי לדון בדברים עם אחרים, כתוב ערך בתקשורת שלהם

התחבר, רשום להתקשר אליהם במתכנן שלך, או שלח אימייל לתזמן

פגישה

3. עשה זאת אם 3 דקות או פחות

4. השאירו הערה בקובץ טיקלר או מלאו "תאריך התחלה" במשימה במשימה

משטח עבור כאשר אתה רוצה לראות את הפריט שוב

5. תמלל ותייק בפרויקט המתאים או בקובץ העזר

6. תן לעצמך רשות להפסיק לדאוג בקשר לזה

תחילת העבודה עם מערכת "6-D".

1. הכינו את ציוד הארגון שלכם. הקף את עצמך בפח האשפה,

פח מחזור, מעטפות, תוויות ניתוב, תיק דגדוג, ​​מתכנן, "להיות

תיקייה", טלפון ועט

2. השג את תיקיות הקבצים התלויות שלך והגדר את קובץ הטיקלר

3. פרסם כרטיס 3x5 עם ה-"6-Ds" מודפס עליו. עיבוד מידע חדש

(נייר, מייל, דואר קולי) דרך מערכת ה-6-D

4. הקדישו 30 דקות בכל יום לארגון ערימות מידע ישנות

5. התחל עם הנייר שלך בקופסה, כי זה בדרך כלל החדש ביותר. גע בכל אחד

פיסת נייר והעבירו אותה דרך מערכת ה-6-D

6. התחל למיין את ערימות הנייר השונות שיש

נצבר במשרד שלך, 30 דקות בכל פעם

7. כאשר ערימות הנייר שלך נעלמו, התחל לעבור על מיילים ישנים, למטה

למעלה, ולהריץ אותם דרך מערכת ה-6-D

לאחר שתנקה את הדברים הישנים, המפתח לתחזוקה שלך

משרד מאורגן הוא שכל תיבות הדואר הנכנס שלך יהיו ריקות לפני שאתה עוזב את

משרד כל יום. הפתגם הישן "מקום לכל דבר ולכל דבר שבו

מקום ראוי" הוא אכן נכון. אל תערבב מידע, תחליט מיד,

ולהיות ממושמע לגבי הוצאת דברים מהמקום בפעם הראשונה שאתה רואה את זה.

הפוך את זה ליום פרודוקטיבי!