האם אפשר לתמחר התקנת מרכזיות טלפון?

ההחלטה אודות התקנת מרכזיות טלפון בטכנולוגיית VOIP בארגון היא החלטה משמעותית, שעשויה לשנות פרמטרים רבים בדוחות החשבונאיים של העסק, החל מהמספרים הרשומים בחשבון הטלפון שלו ועד לנהלי עבודה ואופן ביצוע מטלות על ידי העובדים. בעוד שהצפי לנוכח התקנת מרכזיות טלפון אלה הוא שחשבון הטלפון אמור להצטמצם, ועבודת העובדים אמורה להתייעל, הרי שיש עלויות נוספות הכרוכות במהלך התקנת מרכזיות טלפון, שכל עסק או ארגון נדרשים להכיר וכן חסכונות נוספים שקצת קשה יותר לכמת.

ומהן העלויות שיש לקחת בחשבון בעת התקנת מרכזיות טלפון?

העלויות של התקנת מרכזיות טלפון מתחלקות באופן כללי לשניים:

1. עלויות ראשוניות של התקנת מרכזיות טלפון IP. זוהי ההשקעה הראשונית שנדרש לבצע הארגון או העסק בעת הצטרפותו לעולם הVOIP, הכוללת את התקנת מרכזיות טלפון וכל ציוד קצה שתבקשו עבור העסק, התקנת השלוחות במשרדים (במיוחד אם בחרתם להוסיף שלוחות חכמות), חיבור ציוד הקצה וביצוע בדיקות test למערכת.
2. עלויות תחזוקה ותפעול – אלה מתחלקות לשניים – עלויות התחזוקה השוטפות של מרכזיות טלפונים IP וטיפול בתקלות, וכן עלויות של שדרוגים ותוספות חומרה או תוכנה עבור שירותי תקשורת שהארגון נדרש להם. העלויות מהסוג הראשון כרוכות בהסכם השירות שתחתמו עם VoipLi, במסגרתו תקבלו חבילת שירות מלאה ותיקון תקלות עבור מרכזיות טלפונים שתרכשו. בנושא שדרוגים, אלה בדרך כלל דורשים עלות נוספת הנדרשת בעבור החומרה או התוכנה החדשות וכן בעבור ביצוע ההתקנה.

אז כיצד מקבלים החלטה אודות התקנת מרכזיות טלפון VOIP?

בסופו של דבר, ההחלטה אודות התקנת מרכזיות טלפון בטכנולוגיית VOIP מבוצעת בשיטת עלות-תועלת – עד כמה גדולה ההשקעה הראשונית וההשקעה התפעולית הנדרשת באותם מרכזיות טלפונים, לעומת מידת החיסכון שתהיה בתשלום עבור תקשורת שמבצע העסק (בעיקר כשמדובר בשיחות חוץ וביצירת תקשורת לחו"ל.

אולם גם החישוב הזה אינו מדויק

התקנת מרכזיות טלפון בטכנולוגיית IP נדמית אולי כ"שחור או לבן" מבחינת חישובי עלות תועלת שתוארו לעיל, אולם חשוב להבין כי התקנת מרכזיות טלפון אינטרנט טומנת בחובה יתרונות נוספים עבור העסק, יתרונות שלא תמיד אפשר לכמת באופן פשוט כל כך. דוגמא טובה לזה היא האפשרות של עובדי הארגון להתחבר מרחוק אל מחשבי הארגון שלהם (שהלא גם הטלפון וגם המחשבים מקושרים לאותה תשתית IP ) ולעדכן לדוגמא, הזמנת מוצרים שבזה הרגע נסגרה אל מול לקוח. עדכון הנתונים מבוצע במקרה זה כמעט בlive, העובד אינו נדרש להשלים את המידע מאוחר יותר ומערכות החברה נותרות מעודכנות באופן קבוע.
דוגמא נוספת היא ביצוע ישיבות חברה באמצעות שיחות וידאו ( שהן שיחות באינטרנט הכוללות תקשורת ויזואלית) וכן שימוש של טלפון רב קווי עבור תקשורת בין כל המשתתפים, שכמובן מצויים איש איש במקום עבודתו ואינם נדרשים להגיע למקום הפגישה. אין ספק, כי תהליכים אלה מייעלים בצורה משמעותית את עבודת הארגון וטומנים בחובם חסכונות נוספים (כמו הבאה של עובדים מרחוק אל ישיבות חברה חשובות, למשל).