הצלחת אירוע לעסקים תחילה תלויה בעיקר במיקום, המעטפת, שאמורה להחזיק את האירוע בדרך מיומנת, מסודרת ועניינית. אין מדובר כאן בתפאורה דוממת ויפה אבל אל כמעט כל המכלול הקשור למקום האירוע, צוות, הגברה, תאורה ומנהלי עבודה.

היום הינכם יכולים ללכת על הפקת אירועים עסקיים כמעט כמעט בכל מקום, ממקומות סטנדרטיים כמו גני אירועים, בתי מלונות, חדרים פרטיים במסעדות ואולמות כנסים. או לחילופין באתרים שעוזרים להוציא את האורחים מן המסגרת כגון חוף הים, אירועים בחיק הטבע או כפר נופש.

מיקום המאורע נדרש להשוות בראשית הדרך כל לסגנון האירוע ולמטרה העיקרית לשמה זה נערך. רצוי לדאוג מכיוון האופי שהמקום יוצר מתאימה לאופיו של המאורע וכן למסר החשוב ביותר אותו אתם מבקשים להעביר לקהל היעד. מלבד המיקום הגיאוגרפי העדפת האולם כוללת נוסף על כך את העיצוב והתפאורה לאירוע עצמו. כמו כמעט בכל הצגה ממשית יש להכין מראש את הבמה לפני הגעת השחקנים. עסקים הפקת אירועים כיום עשויות לעצב אירועים בסגנונות שונים לפי בעניין העיקרי ויודעות באיזה אופן להתאים מקומות ספציפיים לקהל ספציפי, כל האירוע של והמוטיבים שלו. בעת האחרונה הפכו אירועי הקונספט להפקות ענק ייחודיות ומרתקות המשאירות טעם איכותי בפה ומצליחות להטמיע את המסר העיקרי בליבם האורחים.

חשוב לזכור הפקת אירועים באולם כנסים\מלון\מרכז קונגרסים מכילה בתוכה ייתרונות רבים כגון מערך סאונד ותאורה מפותחות, צוות רחב, ניסיון ומקצועיות, אך מייקרים את עלויות ההפקה. לעיתים דווקא המיוחדת והלא טבעי יכול לסלול את הדרך להצלחת האירוע. הוצאת אנשי העסקים מחוץ לאולם הכנסים לחלל ותפאורה שונים יכולה לעשות מחצית מתוך העבודה שלכם. בגלל ש בעת ש האווירה טובה ואנשים חשים טוב הוא מעט יותר, הם יהיו פתוחים לרעיונות חדשים ולכם יכול שיהיה נוח מעט יותר לפנות אליהם.

לאירוע יש אפשרות לתת ערך מוסף מלבד המטרה לשמה כונס. מה שכדאי להיות מודע הוא שאסור לשכוח את הרעיון העיקרי. העדפת מקום בעל אופי מקורי לחלוטין מן המטרה עלולה להסיט את כמעט כל תשומת הלב מתוך הרעיון העיקרי ולכן ההתאמה מוכרחה להיות מושלמת. אם המקום מיוחד במעט מתוך האווירה\רעיון\מטרה ניתן להשלים את הפערים על ידי יצירת תכנים הכרחיים מגוונים, כאלו שיעזרו למקד ולפקס את האורחים בסיכומו של ענייןבאנו לכאן לעשות עסקים.

דגש נוסף הוא מרחק מקהל היעד, "במידה ש מוחמד איננו מגיע אל ההר יגיע ההר למוחמד", פתגם זה כנראה טוב אם תאלצו את האורחים שלכם לנסוע כמה שעותשל העסק שלכםשבבעלותנו צריך סיכוי שחלקם פשוט אינו יבוא, או יגיע במצב של קשב נמוך (בדיוק ההפך ממה שאתם רוצים). כאשר אתם מנהלים אירוע עסקי ואתם מודעים בגלל ש מרבית האורחים באים מאזור גוש דן כדאי שלא לערוך אותו בצפון הארץ הרחוק, בגלל יש סיכוי שהם לא יטרחו להופיע.

ארגון אירוע, גם כאשר זה נערך בגן אירועים או אולם ידרוש וגם השכרת ציוד לאירועים וש יכול שיהיה חיוני בשבילנו כבעלי האירוע לקיומו הסדיר. ציוד כמו: מסכים, מקרנים או השכרת ציוד הגברה הולם למען המאורע שבבעלותנו.

קיימים הרבה עסקים וש יציעו שירות מיוחד של השכרת ציוד לאירועים. ציוד כמו: מערכות הגברה, מקרנים ומסכים, גנראטורים, מערכות תאורה, פלזמות וכדו'.