כל אדם שהתנסה בעבר בהפקת כנסים יודע כי מדובר במלאכה לא פשוטה. הפקת כנסים דורשת התייחסות לעשרות פרטים קטנים, חלוקת קשב והמון מקצועיות. על כן, ההפקה היא מקצוע לכל דבר. אם תרצו לישון בשקט ולדעת כי הפקת הכנס שלכם נמצאת בידיים טובות תוכלו לשכור חברת הפקת אירועים וכנסים שמחזיקה בניסיון המתאים. ההפקה המקצועית משדרת מסר מכובד ומקצועי יותר. אם מטרת הכנס היא מיתוג ושיפור תדמיתה של החברה בקרב העובדים, הספקים והלקוחות הפקה מקצועית היא הפתרון.

השלב הראשון : שכירת אנשי מקצוע

הפקת כנסים דורשת בראש ובראשונה את אנשי המקצוע הטובים ביותר. רשימת השירותים שיש לתאם לאירוע משתנה בהתאם לאופי האירוע, מיקום וכמות המשתתפים. השלב הראשון להפקת האירוע מתחיל בבחירת מיקום, שירותי קייטרינג, שירותי בר, מערכת סאונד, אטרקציות, אבטחה, תאורה ועוד.

מיקום האירוע משמעותי מאוד לקבלת שאר ההחלטות בהפקת האירוע. אם בחרתם לקיים את הכנס באולם כנסים של בית מלון מפואר תוכלו לרכוש את שירותי הקייטרינג בחדר האוכל של המלון ולהיעזר בציוד הסאונד שבאולם. אם החלטתם על הפקת כנסים בחיק הטבע תתבקשו לעבוד הרבה יותר קשה. אל השטח הפתוח יש להביא גנרטורים, פינות ישיבה, שירותים ניידים, תאורה, אבטחה ועוד. בכדי למנוע את ההוצאות הכספיות הגבוהות בוחרים רוב מארגני הכנסים לקיים את האירועים בבתי מלון או באולמות כנסים מסודרים.

השלב השני : רשימת המשתתפים

לא ניתן להפיק כנס ללא רשימת משתתפים. כאשר אינכם יודעים כמה אנשים עתידים להשתתף באירוע לא תוכלו לשכור אולם מתאים או להזמין את שירותי הקייטרינג. השאלה הראשונה שישאלו כל הספקים היא : כמה אנשים יהיו במקום? אם אין באפשרותכם להרכיב בשלב כה מוקדם את רשימת המשתתפים המלאה עליכם לשער ולהסביר לספקים כי ישנה אפשרות לשינוי במספר המשתתפים.

הפקת כנסים שמשאירים רושם טוב

כאשר הכנס מתנהל היטב בהתאם ללוח הזמנים, האוכל טוב ואנשי הצוות כולם ברמה גבוהה הצלחתם במשימה. כנס מקצועי מוצלח מעניק זריקת עידוד לתדמיתה של החברה. הפרמטרים החשובים להצלחת הכנס הם : עמידה בזמנים, העברת מידע מקצועי ברמה גבוהה, הרצאות של בכירים בענף ותוספות מפנקות. ההשתתפות בכנס היא חוויה מהנה. שלבו בכנס שולחן עם קינוחים מתוקים, מתנות קטנות לאורחים ושאר הפתעות מיוחדות.

כנס מוצלח מתחיל בתיאום נכון בין כל הגופים, בניית לוח זמנים נוח ועמידה בו. כבר בשלבים הראשונים להפקת הכנס חשוב לבחון את הנגישות לאזור בתחבורה ציבורית, מגרשי החנייה, תאי השירותים, התאורה במקום ושמירת הכשרות במקום. את האוכל והכיבוד חשוב להתאים להעדפות של האורחים ולשעות הכנס. אל כנסים קצרים בשעות הבוקר כדאי להזמין קייטרינג ארוחת בוקר. אם מדובר בכנס ארוך בשעות הצהריים או הערב כדאי יהיה לתאם ארוחת צהריים בשרית עם תוספות חמות. אם לא תספקו כיבוד מתאים לאורחים בכנס הם לא יוכלו לשמור על ריכוז ולקלוט את התכנים המקצועיים.