לפני שאתם קונים מכונת קפה לשימוש המשרד, אתם רוצים להכיר את מכונות הקפה הקיימות על סוגיהן השונים, והמאפיינים המרכזיים של כל מכונה. בעבר, היו מכונות הקפה הביתיות ומכונות קפה למשרד, מבוססות על מנגנונים ידניים, שדרשו מהמשתמש לבצע כמעט את כל הפעולות בעצמו, כשהמכונה סיפקה לו את ההתקנים הנדרשים בלבד. כיום, אחרי התפתחות טכנולוגית רציפה לאורך השנים, הפכו המכונות לאוטומטיות, ומאפשרות הכנת כוס קפה בלחיצת כפתור פשוטה.
מכונות הקפה נבדלות ביניהן במספר פרמטרים כמו למשל מקור הקפה. ישנן מכונות אליהן יש להזין פולי קפה שלמים, ומרגע זה כל הפעולות מתרחשות באופן אוטומטי לרבות טחינת פולי הקפה לאבקה. מכונות אחרות עובדות בצורה זהה, פרט לכך שאת טחינת הפולים מבצע המשתמש על ידי לחיצת כפתור. מכונות אלה הן גם מכונות מקציפות חלב, כשחימום והקצפת החלב יכולים להתבצע באופן אוטומטי על ידי המכונה, או כפי שקיים במכונות רבות, באמצעות סטימר המזרים אדים רותחים בלחץ גבוה, ומאפשר חימום ידני של החלב. הבחירה בין מכונה אוטומטית לחלוטין, ובין מכונה חצי אוטומטית, היא בעיקרה בחירה בין נוחות ובין טקסיות.
אנשים רבים אוהבים את הטקסיות בהכנת הקפה, ולכן מעדיפים מכונות חצי אוטומטיות, בעוד אחרים מעדיפים מכונה המבצעת את כל הפעולות בלחיצת כפתור אחת, ובצורה אוטומטית לחלוטין. במקרה של מכונות קפה למשרד, כדאי לשקול בחיוב את המכונות האוטומטיות לחלוטין על מנת שלא תגלו יום אחד, שהעובדים מבלים שעות ארוכות בעמדת הקפה כדי ליהנות מטקס הכנת הקפה כמה פעמים ביום.
פרמטר חשוב שעליכם להכיר בכל מכונה הוא ה"דוחס". בכל מכונת קפה ישנו רכיב שתפקידו הוא לדחוס את אבקת קפה אל תוך אגן הקפה שדרכו מוזרמים המים המחוממים. על מנת לקבל מיצוי של ארומת הקפה וטעמו, נדרשים המים לשהות באגן זה יחד עם אבקת הקפה למשך מספר שניות בטרם הם ממשיכים לזרום. משתנה זה נשלט על ידי מידת הלחץ שבה דחוס הקפה בתוך האגן, ומפריע למעשה לזרימת המים.
מכונות של בתי קפה הן מכונות שעובדות על בסיס מנגנונים שונים לחלוטין מאשר מכונות קפה למשרד או לבית, והן משלבות מגוון אלמנטים המבוצעים בצורה ידנית, יחד עם מגוון אלמנטים אוטומטיים. מאחר והכנת קפה נחשבת לפעולה מקצועית, מעוניינים בתי הקפה להשאיר חופש וגמישות בידי הבריסטה המכין את הקפה, ולא לקבל את הגדרות יצרן המכונה כעובדה מוגמרת. כך למשל, יכול הבריסטה להחליט שעבור סוגי קפה מסויימים הוא יבצע טחינה גסה בלבד, בעוד עבור אספרסו או קפה בוץ הוא יבצע טחינה דקה יותר.