לקראת השנה החדשה ומסורת ההתחלות החדשות, בחרתי הפעם להתמקד בארגון הקבצים במחשב הביתי או העסקי.
כמה פעמים ביזבזתם זמן יקר בחיפוש אחר קבצים שאתם בטוחים ששמרתם או בנסיון לאתר הודעות דואר אלקטרוני שקיבלתם או שלחתם?
אם זה קרה לכם כמה פעמים - זה הזמן לשפר ולייעל!
במחשב, כמו בארון, במגירות ואפילו במקרר, יש אנשים שזורקים כל דבר מיותר, ויש שצוברים וצוברים. כשמדובר במחשב שלנו, לפעמים אפילו אנשים מאוד מסודרים נאלצים לתפקד בתנאים של אי סדר מוחלט, פשוט מפני שאינם יודעים איך לארגן את הדברים.
הנה צעדים ראשונים לארגון הקבצים במחשב:
1. צרו ספריות לפי הקטגוריות הרלבנטיות עבורכם.
2. צרו תת-ספריות לפי נושאים שימושיים ואפילו תת-תת ספריות לנושאים מסוימים.
3. העבירו את הקבצים לספריות הרלבנטיות, בהתאם לאופן החשיבה שלכם ולדרך העבודה המתאימה לכם.
4. שמרו את הקבצים מיד בעת יצירתם בשמות מתאימים בספריות המתאימות כדי שתוכלו "לשלוף" אותם בקלות בעתיד.
אם תקפידו לבצע את ארבעת הצעדים האלה, לא תצטרכו יותר לחפש מסמכים. הם תמיד ימצאו במקום הטבעי שיועד להם.
----------
באותו אופן צרו ספריות גם בתוכנת הדוא"ל שלכם. אינכם צריכים להשאר לנצח עם הספריות המקוריות שהגיעו עם תוכנת הדוא"ל. מאחר ולא ניתן לשמור דוא"ל בספריה רגילה, אפשר ורצוי להוסיף תיקיות על מנת לאחסן בהן הודעות נכנסות או יוצאות לפי נושאים שונים. תוכלו לעשות זאת ע"י קליק ימני על "תיבת דאר נכנס" ובחירה ב"תיקיה חדשה". קיראו לה בשם מתאים שיעיד על תוכן ההודעות המאוחסנות בה. העבירו הודעות חשובות לתיקיות הרלבנטיות כדי שתוכלו לאתר אותן בקלות בעתיד.
דוגמאות:- אם אתם מקבלים הודעות דוא"ל רבות מרבקה, חברת ילדות שגרה מעבר לים, ורוצים לשמור אותן לשימוש עתידי או לצורך תיעוד בלבד - צרו ספריה בשם "רבקה" והעבירו לתוכה את ההתכתבות ביניכן.
- אם אתם מקבלים הרבה מתכונים במייל, פתחו ספריה בשם "מתכונים", הוסיפו תתי ספריות לפי סוג המתכון והעבירו לתוכן את ההודעות הרלבנטיות. כך תוכלו למצוא במהירות כל מתכון שקיבלתם בעבר.
- במשרד או בעסק הפרטי שלכם, אירגון הודעות הדוא"ל בתיקיות נפרדות חשוב ביותר. תוכלו לדוגמא להעביר את כל הצעות המחיר שקיבלתם מספק ספציפי לתיקיה שתישא את שמו. באופן דומה תוכלו לשמור את כל ההודעות שהתקבלו מלקוח ספציפי בתיקיה משלו לצורך טיפול ומעקב.
אם תעשו לכם הרגל של שמירת הודעות חשובות בתיקיות ייעודיות תוכלו תמיד למצוא כל הודעת דואר אלקטרוני חשובה בקלות ובמהירות.
אם קשה לכם להתחיל לבד את משימת אירגון הקבצים במחשב, או אם אתם מעדיפים לקבל עזרה מקצועית כדי להתחיל וגם לסיים את המשימה תוך זמן קצר, אשמח לעמוד לרשותכם.
השרות שלי יכול להתבצע בביתכם או בעסק שלכם. אפשרות נוספת היא שאתחבר מהמחשב שלי למחשב שלכם ואבצע את העבודה מרחוק. כך או כך, נוכל ביחד לארגן מחדש את הקבצים במחשב שלכם בצורה נוחה, יעילה וידידותית ובהתאמה אישית לצרכים שלכם. בסיום עבודתנו אדריך אתכם כיצד להמשיך ולתחזק בקלות את הסדר החדש שיצרנו.
בהצלחה!