זוכרים את הסיפור על ההוא שהגיע לרופאו ומתלונן על כאב ראש.
הרופא בודק אותו באריכות, שולח אותו לבדיקות, רושם לו מרשם ומבקשו לחזור כעבור שבוע.
"נו מה המצב?" שואל הרופא כעבור שבוע. "הראש עדיין כואב מאוד, כלום לא עזר" עונה הפציינט.
הרופא בוחן את תוצאות הבדיקות בודק שוב את הפציינט, ואומר:
"אינני מוצא סיבה, תן לי לחשוב, זה ייקח זמן, תרצה לשתות משהו בינתיים?"
"בשמחה, כוס תה בבקשה"
מכין הרופא תה לשניהם ואומר "שכחתי להמתיק, הנה הסוכר"
מוסיף הפציינט 2 כפיות סוכר בוחש, ולוגם.
הרופא: "וכמה כוסות תה הנך נוהג לשתות ביום?"
הפציינט: "10-20 כוסות ולעיתים אף יותר"
הרופא: "אז אולי כדאי שתשקול להוציא את הכפית מן הכוס כאשר הנך שותה תה?!!!"
נזכרתי בסיפור המשעשע הזה (טוב קצת…) משום שהוא מבטא מצב יומיומי בחיי כולנו; התמודדות עם סיטואציות, בעיות, שאלות וסוגיות מורכבות לכאורה, שהפתרון להם מצוי מעבר לאף ובהישג ידינו. הדבר נכון לכל תחום, וכמובן גם לתחום העסקי.
ואם נחזור לסיפור על כאב הראש, אני מאמינה כי עסקים בנקודת מפנה (צניחה, הידרדרות, משבר, נפילה, זינוק, צמיחה, גידול, התרחבות וכד') ובמיוחד עסקים קטנים-בינוניים יכולים פעמים רבות, לגבש בעצמם (ומכאן נובע שם המאמר) תוכנית פעולה ולו ראשונית להתמודדות עם הסיטואציה הנתונה.
בלי כחל ושרק תוכנית 10 הצעדים-טיפים להתמודדות עם משבר.
למעשה ההרפיה היא הכוח המניע המאפשר לנו לתכנן ולהוציא לפועל את תוכניתנו.
2. חשבונות
בשלב הזה אספו את כל המסמכים הקשורים לחשבונות העסק (כן גם הנומורופובים שביניכם. זכרו מספרים הם סמלים ואיסופם יתרום לכם רבות..) כולל החשבוניות, הקבלות, מאזנים, תזרים כספים מהבנקים וכל מסמך אחר הנוגע לחשבון (נכנס ויוצא) העסק, לאורך זמן (ימים חודשים זמנים).
לאחר מכן תייקו הכול במקום המיועד לכך. ארגנו את החומר ע"פ מגוון נושאים בהם תבחרו וזאת בהתאם למידת הרלבנטיות לעסק שלכם (הוצאות עבור 1,2,3 הכנסות מ 1,2,3 השקעות, תזרים עו"ש ועוד). כדאי שמגוון הנושאים יהיה מפורט דיו (אך ללא הפרזה משום שאז יקשה עליכם לנתח את הממצאים).
ועכשיו לעבודה! ניתוח האינפורמציה החשבונאית הזאת תאפשר לקבל תשובות בנושאים חיוניים ולתכנן יותר מאוחר את תוכנית הפעולה. כדאי לבחור בנקודות המעניינות אתכם ביותר ולהיעזר במרקרים צבעוניים בעת הניתוח. בין השאר ניתן לבחון את מקור ההוצאות/ההכנסות הגדולות ביותר. מן הצד השני ניתן לבחון את מקור ההוצאות/הכנסות הקטנות ביותר –יתכן שזהו מקור להוצאה מיותרת (אם למשל ההוצאות שם גדולות מההכנסות). ולחלופין ייתכן כי זהו פוטנציאל לא ממומש. בעלת עסק אותה פגשתי לאחרונה סיפרה כי בדרך זו איתרה פלח שוק גדול ביותר – מחו"ל – אשר משום מה נזנח. ובהקשר זה מעניין יהיה לערוך השוואה בין ההכנסות של כל מקור הכנסה מול ההוצאות עבור אותו מקור. השוואה מעניינת נוספת הנה בין תפוקת כוח האדם מול עלותו. כמו כן ניתן לבחון את נושא ההוצאות הקבועות: האם ניתן לקצץ למשל בשכר דירה, ארנונה, סל שירותי תקשורת (אינטרנט, נייד, טלפון) וכדומה. אחד מלקוחותי המנהל עסק של שירותים הכולל פגישות פנים אל פנים עם לקוחות בחר לוותר על משרדו ולהעתיקו למקום מגוריו. ואילו לקוח אחר בחר להכניס למשרד עסק נוסף, וכך להתחלק בהוצאות הקבועות. וניתן גם לבחון אופני התנהלות חשבונות: תקופתי (משתנים ע"פ תקופה), גלי (עולה ויורד), ומחזורי.
מכל מקום , לאחר שתסיימו לבחון, לבדוק ולנתח, רשמו את כל מסקנותיכם וציינו לפניכם היכן תייקתם את הנתונים עליהם הנכם מסתמכים על מנת שתוכלו לחזור ולבחון אותם שנית.
3. חומר פנימי אחר
בשלב זה אספו כל חומר אחר שיש לחברה כגון: מכתבים ופניות מלקוחות, עמיתים וספקים, דואר אלקטרוני, ראיונות עם עובדים, דוחות הערכה תקופתיים, דוחות פגישות, יומנים וכדומה.
לאחר מכן ובדומה לשלב הקודם, ארגנו את החומר ע"פ מגוון נושאים רלבנטיים עבורכם ותייקו זאת.
לבסוף תוכלו לנתח תוך שימוש במרקרים צבעוניים והפנייה למקור שעל פיו ניתחתם. למשל אחת מלקוחותיי זיהתה יתרונות ובעיות של העסק על סמך דואר אלקטרוני. ואילו לקוחה אחרת זיהתה בדרך זו את האינטרנט כצינור ההתקשרות החשוב ביותר עם לקוחותיה.
4. מחקר ספרייה משני
5. מחקר ראשוני – ראיונות, קבוצות מיקוד ותצפיות
המחקר הזה מיועד לבדיקת נושאים וסוגיות עליהם לא קבלתם תשובות מספיקות בשלבים הקודמים. לכן, בתחילה ערכו רשימה המפרטת את נושאים אלה. הכינו שאלונים הכוללים שאלות פתוחות ונושאים שתרצו לברר.
עתה צאו לשטח. הרבו בשיחות עם קולגות, עובדים, מפיצים חברים בני משפחה, נציגים במשרדי ממשלה, לקוחות ועוד. בכל מקום אליו תגיעו, הציגו עצמכם, ופנו לעובדים מכל הרמות (זוטרים כמו בכירים) משום שכולם ייתרמו לכם. הכינו את השאלות מראש ושאו אותם עמכם לכל מקום. הקפידו לתעד את השיחות (בכתב או בטייפ).
ערכו מיני קבוצות מיקוד במפגשים עם חברים (יש לזכור להכין את נושאי השיחה מראש ולתעד).
בנוסף, מומלץ גם לערוך תצפיות על עצמכם, עובדיכם, הספקים וכל מי שתבחרו. ואולם על מנת שהתצפיות תוכלנה לשמש ככלי ניתוח חשוב לבחור את הקטגוריות עליהן תרצו לצפות, ובכל קטגוריה לציין את הקריטריונים הרלבנטיים. לדוגמא נוכחות בעבודה היא קטגוריה אותה ניתן לבחון ע"פ הקריטריונים: יומיום, היעדרות בזמן משבר/מחלה, לעיתים רחוקות. ואילו את הקטגוריה הופעה חיצונית ניתן לבחון על פי הקריטריונים מסודר או מרושל. בדומה לכך הקטגוריה סגנון תקשורת יכולה להבחן ע"פ הקריטריונים: אישית, אדיבה, פורמאלית, בוטה). כמו כן חשוב לציין את הזמנים המדויקים שבהם נערכו התצפיות.לסיום, הוסיפו את התצפיות לכל החומר שאספתם בשלב זה ונתחו.
6. ניתוח בשלב הזה ולאחר שאספתם את כל החומר, מיינתם, ארגנתם וניתחתם אותו, תוכלו לערוך ניתוח כול לרבות סיכום קצר הכולל ניתוח והמלצות.
7. הצבת מטרות, יעדים ולוחות זמנים
בשלב הזה בטרם תגבשו תוכנית פעולה , בחרו והציבו את המטרות והיעדים אותם הנכם מתאווים להשיג. כמו כן כדאי לציין ליד כל מטרה טווחים של לוח זמנים לצורך הפיכתם לריאליות וברות מימוש.
אם לחזור לדוגמא של הדוגסיטר השותפים בעסק יכולים לבחור להתרחב ולהציע שירותים נוספים.
8. סיעור מוחות ובניית תוכנית פעולה
אז זהו - זה הזמן להפשיל שרוולים ולבנות תוכנית פעולה.
אבל לפני ערכו סיעור מוחות. שתפו בו את כל מי שיוכל לתרום לתכנון ואף לביצוע. זאת משום ששיתוף גורמים נוספים יקל על העומס, יפרה, ואף יאפשר פיזור אחריות.
לפני הפגישה מומלץ להעביר תקציר למשתתפים הכולל את כל הנושאים הרלבנטיים לפגישה (ממצאים, מסקנות, יעדים וכד') על מנת לאפשר הכנת "שיעורי בית".
ועתה הנכם יכולים לפנות לבניית התוכנית אשר תכלול את המטרות והיעדים שהוצבו על ידיכם, ובמידת הצורך מטרות נוספות שיוצעו על ידי המשתתפים, דרכים ואמצעים להשגת המטרות, משאבים, כוח אדם, ציוד נדרש, זמני פעולה חלוקת תחומי אחריות ועוד.
למשל בדוגמא של הדוגסיטר אם השותפים יחליטו להתרחב הם יצטרכו לשכור עובדים נוספים. לצורך כך הם יבחרו באופן גיוס העובדים, המיון ותנאי ההעסקה של אותם עובדים, אופן שיווק ההרחבה ועוד. ואילו אם יבחרו השותפים בהגדלת מגוון השירותים (למשל הקמת מוטל לכלבים) כיעד לטווח בינוני, הם יצטרכו לאתר ולבחור ספקים, עובדים ולהחליט על אסטרטגיית שיווק ועוד.
9. ביצוע
זה הזמן לצאת לדרך!
העלו את התוכנית על כתב, הפיצו אותה בין כל הנוגעים בדבר. הוסיפו לוחות זמנים משוערים וחלוקת תחומי אחריות. כמו כן צרפו כל דו"ח, או מסמך אותו תרצו לקבל. וקבעו לוח זמנים משוער לפגישות נוספות.
10. מעקב (follow-up)
בשלב הזה ערכו פגישות מעת לעת למעקב. בחנו את הדוחות ושימו לב לתגובות המתקבלות ושנו את התוכנית במידת הצורך. חשוב למצוא דרכים לתגמל את השותפים בתוכנית , למשל ציון לשבח על לוח המודעות או באתר האינטרנט. כמו כן כדאי לחזק את רוח הצוות. לדוגמא פעילות ספורט משותפת (צעידה) יציאה לסרט, עריכת פיקניק, או כל מה שייעלה על דעתכם וייתרום לאווירה החיובית.
הערות והארות
שימו לב. 10 השלבים אותם הצגתי הנם מודולאריים, ולכן במידת הצורך וההתאמה ניתן לפסוח, לדלג ולשנות את סדרם. יחד עם זאת מומלץ ביותר להתחיל דווקא בשלב הראשון –ההרפיה בגלל תרומתו לרמת התפוקה והאנרגיה שלכם.
כמו כן כדאי לזכור כי בעוד שרמת האנרגיה והמוראל גבוהים בתחילת העבודה הרי הם צפויים להידלדל ואף לצנוח כשבועיים שלושה לאחר תחילת הביצוע זאת כאשר עדיין לא מתקבלות תוצאות מצופות, רמת הפידבקים יורדת, ואף מתקבלים פידבקים שליליים.
לכן, בתקופה כזו חשוב להתאזר בסבלנות, לתגמל כאמור את השותפים לתוכנית, לחזק את רוח הצוות, ולחזור לשלב ההרפיה מפעם לפעם במידת הצורך. ואני מבטיחה לכם כי התוצאות המיוחלות תגענה תוך תקופה קצרה יחסית… הרבה יותר מוקדם משציפיתם….
הכותבת היא מנכ"לית ובעלים של חברת היעוץ IRT יעות עסקי.
אתר הבית: www.irisrt.biz