מניסיון, גם למנהלים שמגיעים מתחום הכספים, קשה לנהל את העסק ובמקביל לנהל את ההיבט הפיננסי שלו. כדי להבין את אחת הסיבות,להלן דוגמא אמיתית.

מנהלת של מוסד חינוכי פרטי, בעלת רקע של שנים בראיית חשבון ובהנהלת חשבונות (כלומר נושא הכסף לא זר או מרתיע מבחינתה). ובכל זאת, הניהול הפיננסי של ביה"ס לא בוצע בצורה משביעת רצון. בבדיקת הנושא עלה שהמנהלת עמוסה בטיפול השוטף להכשרת התלמידים בנוסף להכשרת המורים המתמשכת בנוסף לטיפול בבעיות לוגיסטיות של המוסד בנוסף לטיפול באחזקה של המבנה בנוסף ל...

זה בטח נשמע מוכר. כי בכל עסק המנהל הוא בדרך כלל סוג של "שרת, איש תחזוקה, מחסנאי ומחנך" – גם אם הוא לא מבצע את הפעולות האלה בפועל הוא מפקח עליהן ומעורב בהן. מרוב "כיבוי שריפות" תחום הניהול הפיננסי עלול לעתים להיות פשוט פעולה אחת יותר מדי, ואז הוא נדחק הצידה בזמן שמתמודדים עם בעיות התפעול כדי שהעסק ימשיך לעבוד.

ואז מגיעים לסוף החודש... והר החשבוניות, הקבלות, ההתחייבויות שניתנו וכו' - נראה מאוד מאיים ומרתיע.

אני חסיד של נושא הנדסת אנוש, ומשתמש בשיטה הבאה כדי להפוך את ניהול הכספים למשהו קל, פשוט ומאוד אנושי – כי מנהל יכול להתחבר לדברים אנושיים הרבה יותר בקלות ובמהירות מאשר ל"מפלצות טכניות מסובכות".

לתיאוריה כמה עקרונות בסיסיים:

1. קל יותר להבין דברים אם הם נראים לעין במבט מהיר, מאשר כשהם מפוזרים או מורכבים.
2. ניהול פיננסי מורכב מ-X פריטים שמתקבלים או יוצאים, בדרך כלל על בסיס חודשי.
3. מנהל צריך להעריך דברים ביחס לנתונים עובדתיים – לדוגמא להעריך את ההוצאות של החודש הנוכחי ביחס לחודש שעבר. כך הוא מסוגל לקבל החלטות נכונות בשבריר שנייה.
4. מערכות צריכות להיות פשוטות ואינטואיטיביות – כך שגם אדם לא מיומן מסוגל להסתכל על המערכת ובמבט מהיר לזהות שמשהו לא תקין בה.

עכשיו בואו נתרגם את העקרונות האלה למשהו בר-ביצוע:
• צרו כ-10 טבלאות פשוטות באקסל, זו לצד זו, בנות שתי עמודות (אחת עם שם הספק ו/או מטרת החשבונית והשנייה לסכום). אפשר להוסיף עוד עמודות אבל זה לא רצוי. עדיף כמה שפחות נתונים פרט לשני אלה. לכל טבלה יהיו כ-15 שורות כאשר האחרונה היא שורת סיכום.
• את כל הטבלאות הקטנות האלו, שמסודרות זו לצד זו, צריך לראות על אותו מסך (כלומר לא צריך לגלול את המסך למטה או שמאלה כדי לראות הכול).

• כל טבלה עוסקת בהוצאה חודשית מסוג מסוים. לדוגמא: תשלומים לספקים, תשלומים על פעולות שיווק, רכישת ציוד, תפעול שוטף וכו'.

• הטבלאות מפרטות רק תשלומים ידועים ומתוכננים לאותו חודש, גם אם עדיין לא בוצעו בפועל.
• בראש העמוד מגדירים תא בו יש את סיכום החשבוניות לאותו חודש.

השלב הבא יהיה לקבוע תאריך קבוע ומוסכם בכל חודש, שעד אליו יש להזין את הנתונים הידועים למקומם הנכון בטבלה. זה אומר שאם נבחר החמישי בחודש אז זה תמיד יהיה החמישי בחודש ויכלול את כל החשבוניות שהגיעו עד אז. מה שהגיע מאוחר יותר עובר לחודש הבא. (כמובן שצריך לבחור תאריך בצורה שתתאים לעסק.)

תהליך עדכון החשבוניות כולו צריך לקחת דקות ספורות בלבד בכל פעם. יש הוצאות קבועות שאחרי הפעם הראשונה בה מזינים אותן לטבלה הן יישמרו בה כאשר משתמשים באותו קובץ מחודש לחודש ומתקנים רק את השינויים. (שם הקובץ משתנה בהתאם לחודש שקשור אליו).
דרך אגב – לא חייבים למלא את הדו"ח הזה בעצמכם. מישהו יכול לעשות זאת עבורכם. העיקר שיתקבל דו"ח מלא עד התאריך שנקבע.

אפשר לתהות למה לא לחכות להנהלת חשבונות והתשובה פשוטה: הנה"ח פועלת מטבעה לאט ומנהל צריך לדעת היכן הוא עומד במהירות הבזק.

עכשיו, בשניות ספורות ניתן להעריך את המצב של העסק. מספיק עם ניחושים והשערות – אי אפשר לנהל עסק בצורה הזאת.

לגבי המנהלת בדוגמא הזאת: אחרי הפעם השנייה שהיא עבדה עם הטבלה היא כתבה לי שרק עצם ביצוע הפעולה עשה לה סדר ו"שקט" בראש, ואיפשר לה להתמקד מחדש במטרות שלה כמנהלת, במקום להיות מוסטת כל הזמן בגלל בעיות תפעוליות שוטפות.

וזאת בעצם השורה התחתונה בניהול.